Kişisel veriler,  KVKK (Kişisel Verileri Koruma Kanunu) kapsamında kişiye ilişkin belirlenmiş ya da belirlenebilir nitelikli her tür bilgi olarak adlandırılır ve koruma altına alınır. Kişisel veriler üzerinde gerçekleştirilecek her tür eylem için “Açık Rıza” ile “Onay” almak gerekmektedir. Kişisel verilerin kullanılması ya da işlenmesi için verileri işlenecek kişilerden açık rıza alınmalıdır. 

İYS (İleti Yönetim Sistemi), hizmet sağlayıcıların arama, SMS, faks, e-posta gibi iletileri göndermesi ve bu iletiler üzerinde işlem gerçekleştirebilmesi için düzenlenen ulusal bir veri tabanı sistemidir. İYS sayesinde kişiler kendilerine gelen iletileri iptal edebilir, izinsiz iletileri şikayet edebilir. Bunun yanı sıra İYS ile tüm izinler zaman damgası ile kayıt altına alınır ve bu sistemde gerekli güvenlik önlemleri ile saklanır. 04.01.2020 Tarihli Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik kapsamında ticari elektronik ileti göndermek isteyen tüzel ya da gerçek kişilerin İYS’ye kayıt olması zorunlu hale getirilmiştir. İYS iş ortağı olan Mobilpark ile bu sistemi yönetmek oldukça kolay hale gelmektedir.

Aydınlatma Yükümlülüğü

Bir kişiye ait veriler saklanacaksa bununla ilgili uyulması gereken bazı kurallar vardır. Aydınlatma yükümlülüğü de bunlardan biridir. Kişiler, kişisel verilerinin işlenmesine dair detaylı bir şekilde bilgilendirilmelidir. Bu bilgilendirme de aydınlatma yükümlülüğü ile gerçekleştirilebilir. 

Aydınlatma yükümlülüğü kişisel veri işleyen tüzel ya da gerçek kişiler için gerekli bir yükümlülüktür. Bu yükümlülük ile ilgili kişilerin kişisel verileri üzerindeki hakları korunur ve kişiler bu haklarla ilgili olarak bilgilendirilir. Aydınlatma yükümlülüğü kişinin talebinden bağımsız bir şekilde zorunlu olarak gerçekleşmelidir. Aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken veri sorumlusunun ve varsa veri temsilcisinin kimlik bilgileri, veri işleme amacı ve bununla ilgili detaylı bilgilendirme, veri toplamanın hukuki sebebi ve yöntemi bildirilmelidir. 

Aydınlatma Yükümlülüğü Ne Şekilde Yerine Getirilir?

Aydınlatma yükümlülüğü veri sorumlusu ya da yetki verdiği kişi tarafından yazılı, ıslak imza ile, ses kaydı, sözlü, elektronik ortamda gerçekleştirilebilir. Veri sorumlusu verileri hukuka uygun bir şekilde işleyeceğini aydınlatma metni ile açıklamalıdır. Aydınlatma metninde ilgili kişiden verilerinin işlenmesi için açık rıza istenir. Bu açık rıza yalın bir dille yazılmış, amacı belirlenmiş, belirli bir konu ile sınırlandırılmış olmalıdır. Bu açık rıza metninin özgür bir irade ile onaylanması da önem taşır. İlgili kişinin karar verme hakkını engelleyecek her durum göz önünde bulundurulmalıdır. Açık rıza hile ve tehdit yöntemiyle alınamaz. 

Elektronik Ortamda KVKK ve İYS İzni

KVKK kapsamında kişinin aydınlatma metni ile aydınlatıldığına dair beyan ve kişisel verilerinin işlenmesine onay verdiğine dair beyan önem taşır. Bu iki beyan kişi tarafından onaylanmazsa yani açık rıza alınmazsa, hukuka uygun bir durum oluşmaz. 

Elektronik ortamda alınan izinlerde fiziki bir beyan yoktur. Beyan yazılı ve fiziki bir ortamda alınmadığı için katmanlı bilgilendirme prensibi işlenmelidir. Katmanlı bilgilendirme prensibinde kişiler açılan sayfaların her birinde bilgilendirilmelidir. Bu hem hizmet veren hem de ilgili kişi için en olumlu sonucu doğuracaktır. Elektronik ortamda KVKK ve İYS izni almak da mümkündür. Dikkat edilecek hususlar aşağıda belirtilmiştir;

Aydınlatma Metni

Aydınlatma metni ile kişiler kişisel verilerinin nasıl işleneceği hakkında bilgilendirilmelidir. Aydınlatma metni kişilerin kişisel verilerini koruyacağını ve izinsiz kullanmayacağını beyan etmelidir. Bu beyan ile kişinin verilerinin koruma altında olduğu da belirtilmelidir. Aydınlatma metni farklı şekillerde sunulabilir.

• Girilen herhangi bir web sitesinde ekranda ‘Bu işlemi gerçekleştirdiğiniz takdirde kişisel verilerinizin işlenmesine onay veriyorsunuz. Daha detaylı bilgi için tıklayınız’ yazısını gördüğünüzde detaylı bilgi ile bilgilendirme opsiyonu sizlere sunulur. Bu genellikle kullanılan bir yöntemdir. Kişilerden aktif bir onay alınır ve kişiler aydınlatma metni ile bilgilendirilir. 
• Çağrı merkezlerinde operatöre bağlanmadan hemen önce dinletilen ses kaydı da aydınlatma metnine bir örnektir. Dinletilen ses kaydı ile kişiler bilgilendirilir ve böylece aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmiş olur.

Olumlayıcı Eylem

Olumlayıcı eylem rızaya ilişkin en önemli esaslardan biridir. Elektronik ortamlarda karşılaşılan bilgilendirici yazıları ‘kabul ediyorum’, ‘onaylıyorum’ şeklinde cevaplandığı takdirde bunlar da açık rıza vermek anlamına gelmektedir. Açılan sayfaların her birinde kişiye bilgilendirme yapmak burada büyük bir önem kazanmaktadır. Kişi kişisel verileriyle ilgili neye onay verdiğinin bilincinde olur. Katmanlı bilgilendirme prensibi işlendiği takdirde bu tarz sorular ile açık rıza alınabilir.

İspat

Açık rızanın elektronik ortamda alındığına dair bir ispat gereklidir. Açık rıza birden fazla şekilde alınabildiği için bu ispat şartı doğmuştur. Yazılı kayıtlarla alınan açık rızalarda ispat imza ve yazılı form ile gerçekleştirilir. Fakat elektronik ortamda alınan rızalarda ses kaydı ya da tutulan log kayıtları, zaman damgası gibi etkenler ile açık rıza ispatı gereklidir. 

Elektronik Açık Rıza Yöntemleri

Açık rızanın birden fazla yöntem ile alınabileceğini az önce de belirtmiştik. Açık rızanın alınması herhangi bir şekil şartına bağlı olarak gerçekleşmemektedir. Burada önemli olan nokta rızanın verilmesidir. Açık rıza şu yöntemler aracılığı ile alınabilir;

• Telefona SMS bağlantısı göndermek : Açık rıza telefona gönderilen herhangi bir SMS bağlantısı yöntemi ile alınabilir. İlgili kişilerin telefon numaralarına gönderilecek bir bağlantı ile açık rıza alınır. Kişilerin telefonlarına gelen SMS’leri “Evet” şeklinde onaylaması da bir açık rıza alma yöntemidir.

• Dijital/ e-İmza kullanmak: Dijital imza ile açık rıza onay formu doldurulabilir ve açık rızanın verildiği belirtilebilir. Bunun için e-Devlet sistemine girip e-İmza oluşturmak yeterli olacaktır.

• Bilgisayar/Telefon kullanırken çıkan kutucukların işaretlenmesi: Web sitelerinde sıkça karşılaşılan onay alma yöntemidir. Web sitesinin genellikle giriş sayfalarında bilgilendirmenin ardından “Kabul ediyorsanız bu kutucuğu işaretleyin” ya da “ Kabul ediyorsanız Evet seçeneğini işaretleyin” gibi mesajlar ile açık rıza alınabilir.